Jakým chybám se v emailu vyhnout? Máte čekat s odpovědí? | Ženy.cz
 


Jakým chybám se v emailu vyhnout? Máte čekat s odpovědí?

15. dubna 2021 • 06:00
Tak tohle jsem poslat neměla
Tak tohle jsem poslat neměla • Foto: iStock.com

Psaní emailů se v poslední době stalo denním chlebem většiny z nás. Emailové schránky se plní, na odpovědi se čeká a chyb přibývá. Na co bychom si měli v emailech dávat pozor? A proč u některých emailů raději počkat s odpovědí? Možná konečně zjistíte, proč „komunikace vázne“.

Podle internetového sledovače produktivity práce na dálku Aternity v době koronaviru prudce vzrostlo využívání on-line nástrojů pro spolupráci. V minulých měsících se zvýšilo využití Zoomu o 574 % a emailové služby, jako je Microsoft Outlook, představují téměř 40 % celkového využití aplikací. Jak by také ne, když většina pracujících, kterým je umožněn home office, komunikuje prostřednictvím emailů. A to nemluvíme o emailové komunikaci s úřady, školou a lékaři. Vše, co potřebujeme domluvit, píšeme, a množství emailů se tak zvyšuje. Nejasnosti, chyby a doplnění přitom ale nevysvětlíme tak snadno jako při běžném hovoru. Aby naše komunikace byla efektivní, dočkali jsme se odpovědí a nezahltili svou schránku, měli bychom si osvěžit pravidla emailové komunikace, a zejména se vyvarovat častých chyb.

TIP NA VIDEO: Neustálé vyřizování emailů nás nutí sedět u počítače i víc než osm hodin denně. Energie a nálada klesají a kila přibývají. Jak tomu předejít? Jak nepřibrat a zůstat pozitivní?

 

Zbytečné dlouhé psaní a čtení emailů

Když bude každý psát vše, co má na srdci, brzy se nám z emailu stane román na pokračování. Místo práce pak budeme jen číst a odpovídat. Jak si v tomto ohledu pomoci, radí autorka knihy Ovládněte svůj čas i život Jarmila Mandžuková. „Zbavte se zvyku v průběhu celého dne kontrolovat emaily. Stačí se podívat jen 3 až 4krát denně, ale odpovídejte na ně co nejdříve. Pokud jde o něco naléhavého, zvolte telefonický hovor. Nastavte si i pravidla pro emailování, snažte se vystihnout podstatu sdělení co nejstručněji a jednou větou a sdělujte pouze relevantní informace. Efektivní jsou stručné texty v bodech, pokud nestačí body, použijte krátké odstavce. Lidské oko a mozek raději čtou v odrážkách než dlouhé souvislé texty. Půjdete-li přímo k věci, vyhnete se bezobsažným frázím a mnoha nedorozuměním.“

Gramatické chyby

Když už zvládáme psát krátké a výstižné emaily, rozhodně bychom neměli zapomínat na správnou gramatiku. V krátkém textu jsou gramatické chyby, které jsou nejčastějšími emailovými chybami, ještě více vidět. Nespoléhejme proto jen na kontrolu pravopisu, ale vždy než email odešleme, rychle si ho přečtěme a zkontrolujme. Kontrola pravopisu nezachytí všechno. Nesprávné slovo může změnit záměr zprávy a způsobit zásadní rozdíl ve vnímání autora a obsahu.

Nesprávné použití funkce „Odpovědět všem“

Jednou z nejnepříjemnějších chyb je, když někdo používá funkci Odpovědět všem na řetězci sta lidí, zvláště když je odpovědí pouze potvrzení přijetí zprávy. Schránky se zbytečně plní a nutí nás číst nedůležité emaily. Navíc pokud odpověď byla určena jen jednomu člověku, a místo jednoho odpověď cinkne padesáti kolegům, může nastat problém.

 

Nevhodné rozloučení

I když se to může zdát jako detail, způsob, jak ukončíte email, může mít významný dopad na komunikaci. „Buďte opatrní, jak e-mail ukončujete. Podpis e-mailu nastavuje tón e-mailu a malá změna rozloučení může zcela změnit, jak se příjemce cítí při čtení celého emailu,“ upozorňuje Stacy Caprio, majitelka společnosti Her.CEO. „Například slova „ s úctou“ a váš plně automatický emailový podpis má tendenci působit velmi formálně a chladně, zatímco „s pozdravem“ má obvykle neutrální nádech a zakončení pouze vaším křestním jménem a žádným automatickým podpisem je přívětivé a neformálnější,“ dodává Stacy Caprio.

Zapomínáme pozdravit

Každý email by měl začít pozdravem. Ať už „Dobrý den, ahoj, milý, vážený…“ Při běžné konverzaci také hned nevychrlíme na příchozího svůj požadavek. Samozřejmě je žádoucí rozlišovat formální a neformální oslovení. Obzvláště pozor bychom si měli dávat u oslovení. Ve vokativu, 5. pádě, se dělají často chyby. Pokud nevíte, raději si správný tvar příjmení vyhledejte. Pozor i na jména cizinců. Kontrola pravopisu jména, která ukazuje schopnost vnímání detailů a profesionalitu, trvá několik sekund. Nepodceňujte ji. I jedno chybějící „u“ může zapříčinit, že na odpověď čekáte marně.

Příliš rychlá odpověď

To, že na emaily v těchto případech neodpovíte hned, vám možná zachrání práci a duševní zdraví. Odpovídáte na emaily okamžitě i mimo pracovní dobu, večer či o víkendu? Dáváte tím tak lidem najevo, že jste k dispozici kdykoliv.  Opravdu chcete, aby si to mysleli? S odpovědí vyčkejte, i když jste naštvaní. Raději počítejte do deseti, projděte se a zhluboka se nadechněte. Pak teprve odpovězte. Někdy můžete nechat odpověď i na druhý den. Svou odpověď si několikrát přečtěte.

Nejasný předmět

Velmi často předmět emailu rozhoduje, zda ho příjemce otevře, nebo nikoliv. Zejména pokud dostává velké množství emailů. „Vždy byste měli uvést předmět a měl by vždy odpovídat tématu e-mailu; neměl by být vágní,“ řekl Steve Pritchard, HR konzultant pro AngloLiners. „Zahrnutí informativního předmětu může být také zásadním faktorem, který vám pomůže najít starý e-mail. Pokud se téma e-mailu změní, zkuste také upravit předmět tak, aby odpovídal.“

Neohrabané formátování

E-maily by měly být snadno čitelné. „Lidé jsou zaneprázdněni, nikdo nechce ztrácet čas dešifrováním emailu nebo čtením románu s jedním odstavcem,“ uvedl Jakub Kliszczak, marketingový specialista společnosti Channels. „Psaní jasných e-mailů s chytrým použitím tučného písma a záhlavím způsobí obrovský rozdíl.“  

Výběr nesprávného příjemce

Jednou z nejhorších chyb je odeslání e-mailu nesprávnému příjemci. Této chyby se dopustíte snadno, ale velmi těžce ji vezmete zpět. Způsobí zmatek, může urazit a poukazuje na nepozornost.

Příliš velké přílohy

Posíláte velké přílohy a pak se divíte, proč je ostatní lidé nedostanou? Uložte je na síť, použijte cloudové úložiště nebo je místo toho komprimujte. Zejména pokud posíláte fotografie a objemné soubory.

Jdi na homepage Zpět na začátek

Horoskopy