Jak stihnout deadline? 6 kroků k tomu, abyste měla vše hotovo včas!

27. března 2018
Jak stihnout deadline? 6 kroků k tomu, abyste měla vše hotovo včas!
Já to nedávám • Foto: istock.com

Ze začátku si říkáte času dost, a pak nespíte a nejíte, abyste všechno stihla. Klasika. Proč jste nezačala dřív? Proč necháváte věci na poslední chvíli? Chce to změnu, že? Přestaňte tedy už vymýšlet výmluvy, proč zase nestíháte!

Ok, dobře. Je toho spousta, co musíte zvládnout. Dobře, někdy nemáte náladu, jsou jiné priority a musíte si vybírat, co zvládnout dřív. A stejně, i když si uděláte časovou rezervu, napíšete si týdenní seznamy úkolů, dopadne to pokaždé stejně. Je skoro půlnoc a vy doděláváte resty. S nikým nemluvíte, protože svou mizernou vystresovanou náladou jste všechny odehnala. Zkuste to jinak. Jak začít konečně stíhat?

1. Pochopte, že nemůžete zvládnout všechno

Tohle je alfa omega všeho. Chcete vše. Vezmete si na starosti oba projekty, třikrát týdně si naplánujete tréninky v posilovně, slíbíte udělat občerstvení na matčinu oslavu a nejlépe vše za jeden týden. Profesionální organizátorka Christina Hidek o tom ví své. "Zjistila jsem, že u lidí, kteří jsou vzdělaní a chytří, existuje tendence myslet na to, že dokážou všechno, a to vede k tomu, že se snaží dělat víc, než na co mají reálný čas," říká. Kdykoli zjistíte, že chcete zvládnout vše v jednom termínu, vzpomeňte si na citát Kate White: "Nemusíte dělat všechno najednou. Přemýšlejte o sobě jako o seriálu  máte čas!"

2. Nepodceňujte dobu úkolů

Říkáte si, to bude raz dva. To mám za chvíli hotové, no a z plánované hodinky jsou čtyři a konec je v nedohlednu. "Začněte sledovat čas a podívejte se, jak dlouho vám úkoly skutečně trvaly, a porovnejte to s vaším původním odhadem," říká Hidek. "Jakmile zjistíte, kolik času vám úkoly reálně zabraly, vyčleňte si příště přesně tolik." Promyslete to.

3. Buďte k sobě upřímná, proč nestíháte

Dáváte si nerealistické cíle? Snadno se rozptýlíte? Máte toho moc a jste zaneprázdněná? Máte pocit, že vás vždycky zbrzdí něco neočekávaného, za co nemůžete? Důležité je najít příčinu problému. Jakmile budete znát odpověď, můžete s tím něco udělat. Snadno se rozptýlíte? Schovejte a vypněte všechny rušiče, notifikace, upozornění. Zavřete se do místnosti, kde vás nic neruší. Všem řekněte, že si nepřejete být teď dvě hodiny rušena. Dáváte si nerealistické cíle? Zkuste na sebe být méně tvrdá. Máte pocit, že po vás vždycky chce někdo něco ve chvíli, kdy se vám to nehodí? Počítejte s tím dopředu a dejte si rezervu. Uvidíte, pak to půjde mnohem lépe.

4. Začněte pracovat na projektu, jakmile ho dostanete

Poradce v oblasti řízení času Rashelle Isip radí svým klientům, aby začali pracovat na úkolu v den, kdy ho dostali. "Můžete zahájit práci na vašem projektu tím, že začnete pracovat na malém úkolu. Provedete základní online výzkum, nastavíte složku souborů nebo poznámky v počítači, brainstorming projektových nápadů nebo důkladně prozkoumáte detaily zadání. Nemusíte vše zvládnout hned první den, ale i malý krok ke splnění úkolu vám pomůže."

Tuhle radu jsem úspěšně ozkoušela letos na sobě. Každý rok totiž odevzdávám daňové přiznání v posledních minutách. Letos jsem si už od ledna psala do diáře každý týden, co pro to udělat. Shromáždila jsem si podklady, zapsala, co chybí, a každý týden udělala trochu. Výsledek? Obálky jsem s hrdostí nesla na pošlu dva týdny před deadlinem. Některé úkoly vyžadují delší čas, ale ty, co vám zaberou cca 5 minut, udělejte hned. Jako rychlá odpověď na email, podepsání formulářů, rezervace… Pak budete mít víc času na ty delší.

5. Dejte si svůj dřívější termín

Mnoho odborníků doporučuje nastavit si "osobní splatnost", která je o několik dní dřív než skutečný termín odevzdání. Je to skvělý způsob, jak si vytvořit časovou rezervu, když zjistíte, že projekt trvá déle, než jste očekávala. "Termíny musí být chápány jako vnitřní motiv, ne jako vnější motiv," říká Kali Rogers, zakladatelka on-line koučinku.

6. Rozdělte si úkoly do menších úkolů

"Jedním z hlavních důvodů, proč lidé svou práci nestíhají, je, že se pokoušejí dokončit projekt najednou," říká Isip. "Rozdělte si velký projekt do menších, zvládnutelnějších projektů. Každý den pak na něm pracujte 5, 20, 60 minut. Budete mít připravené dílčí části a pak to jen zkompletujete. Máte vytvořit klientovi nabídku? Nejprve si zjistěte ceny, druhý den připravte fotografie, pak vše ověřte. Když to budete dělat v jeden den, bude vám to trvat dvojnásob času a je velké riziko, že nějaký podklad nebudete mít hned.

Nezapomeňte, jen vy jste paní svého času a je jen na vás, jak s ním naložíte. To, jak s ním umíte pracovat a zvládat úkoly, vás odlišuje od ostatních a budujete si tím pověst. Určitě nechcete být ta, která slibuje, a neplní. Ta, na kterou není spoleh. Teď už víte, jak na to, takže deadline už není rudě blikajícím vykřičníkem.

 

Jdi na homepageZpět na začátek
Další příběhy

Horoskopy