Pečete, šijete, nebo žijete Instagramem? Jak na fakturaci, když se z koníčku stane podnikání

S růstem jejího podnikání ale časem přibylo i spoustu faktur, které už nebylo možné zvládat ručně. Fakturace přitom nemusí být strašák ani důvod ke studiu složitého účetního systému. Když si ji nastavíte jednoduše hned na začátku, udržíte si přehled a více času vám zůstane na práci, kvůli které jste začala podnikat.

Tabulky fungují, dokud je faktur málo

Na začátku se nabízí nejrychlejší řešení – stáhnout vzor faktury, upravit ho ve Wordu nebo si vést jednoduchou tabulku v Excelu. U první faktury to působí prakticky, s přibývajícími objednávkami, kurzy, nebo klientkami ale hrozí riziko chyb.

Stačí zapomenout změnit datum, ponechat na faktuře původní částku, poplést číslo dokladu nebo přehlédnout splatnost. K tomu potřebujete hlídat, kdo už zaplatil, komu se máte připomenout a kde jste vlastně uložila poslední verzi faktury.

Míši vášeň přerostla v úspěšné podnikání

Míša Landová dříve pracovala v administrativě a logistice, její láskou ale bylo pečení. Místo každodenní práce v cukrářské výrobě se rozhodla předávat zkušenosti na kurzech. Postupně začala spolupracovat s kuchařskými školami po celém Česku a vedle prezenčních lekcí přidala také online kurzy. Současně spravovala blog, web, e-shop i vlastní účetnictví.

Zlom přišel s vydáním první kuchařky v roce 2020. Dokud Míša pořádala především kurzy, vystačila si s několika fakturami měsíčně a tabulkou v Excelu. U vlastního e-shopu ale očekávala stovky objednávek, a proto potřebovala fakturaci automatizovat – a proto zvolila fakturační program iDoklad.

Hned během prvního měsíce prodala téměř tisíc knih. Díky propojení e-shopu s iDokladem se údaje zákazníků přenesly automaticky a program faktury sám vystavil a odeslal. Míša se tak mohla soustředit na věnování do knih, balení zásilek a jejich expedici.

„Jsem ráda, že nemusím řešit chyby ve fakturách, kterým bych se nevyhnula, kdybych faktury vystavovala ručně,“ říká Míša Landová.

Faktura vám nemusí zamotat hlavu

Vystavení faktury v chytrém programu zvládnete v několika krocích. Zadáte IČO zákazníka, doplníte položku a částku a doklad můžete odeslat. iDoklad dohledá potřebné údaje, pomůže s číslováním faktur a doplní další informace.

Opakované služby nebo produkty si uložíte do ceníku a stálé klientky do adresáře. Příště už jen vyberete správné údaje ze seznamu. Na fakturu můžete přidat vlastní logo a QR kód, díky kterému zákaznice nemusí ručně opisovat číslo účtu ani variabilní symbol.

Přehled, který tabulka sama neudělá

Vystavením faktury práce nekončí. Potřebujete také vědět, zda peníze skutečně dorazily. Při ruční kontrole plateb se snadno stane, že něco přehlédnete – zvlášť když pořádáte několik kurzů, pracujete pro více klientek nebo prodáváte různé výrobky.

Ve fakturačním programu vidíte, které doklady jsou uhrazené a které stále čekají na zaplacení. Faktury lze párovat s platbami a po splatnosti automaticky odesílat upomínky.

Začněte jednoduše, další funkce přidáte později

Na začátku nemusíte využívat všechny možnosti. Často stačí fakturu vystavit, odeslat zákaznici a uložit ji na jednom místě.

iDoklad si navíc můžete prvních 60 dní vyzkoušet zdarma. Pokud máte nejvýše pět stálých klientů, můžete v něm bezplatně fakturovat i poté. To se hodí právě na začátku podnikání, kdy objednávky a počet zákaznic teprve postupně rostou.

S růstem podnikání můžete přidat ceník, adresář klientek, automatické upomínky, propojení s bankou nebo přístup pro účetní. Pokud prodáváte online, může se hodit také napojení na e-shop, které Míše Landové pomohlo zvládnout téměř tisíc faktur během prvního měsíce prodeje kuchařky.

Ať roste vaše značka, ne hromada administrativy

Ať pečete, šijete, fotíte, školíte nebo spravujete sociální sítě, fakturace by měla růst spolu s vaším podnikáním, ne ho brzdit. Když si v dokladech uděláte pořádek od první zakázky, při desáté ani sté objednávce nebudete zavádět nový systém od nuly.

Místo přepisování tabulek vám tak zůstane více času na nové výrobky, kurzy, klientky – nebo třeba vlastní kuchařku.