Schováváte v kabelce lístečky se seznamem úkolů, co zvládnout a na co nezapomenout, nebo ještě lépe, ve svém diáři na to máte speciální kolonky či na vás bliká elektronický TO DO list? A stejně je to marné? Nesplněna nejméně polovina. Co kdybyste to zkusili jinou cestou?
Seznam máte pečlivě napsaný, ale snad vlivem prokrastinace či jiných okolností úkoly spíš přibývají, než ubývají. Já jsem milovnice seznamů, už jen jeho psaní ve mně vyvolává pocit, že úkoly plním. Barevně si ho rozčlením a když mohu danou věc odškrtnout, spadne ze mě opravdový kus tíhy... Jenže to tak často nebývá. Jak to tedy zvládnout? Tým webového portálu The Muse sdílel metodu, kterou používá spoluzakladatel a výkonný ředitel Alex Cavoulacos, který je také nejproduktivnějším člověkem, o kterém se ve firmě ví.
Opravdové rozhodnutí
Co je její podstatou? Metoda 1-3-5 spočívá v tom, že svůj seznam opravdu procházíte a rozhodujete se sama, co splníte. V daný den předpokládejme, že můžete zvládnout jen jednu velkou věc, tři střední věci a pět malých věcí a tím zúžíte seznam úkolů na těchto devět položek.
Zní to děsivě? Možná jen zpočátku. Důležité je přiznat si, že denně máme jen omezený počet hodin, nedá se zkrátka stihnout vše. Tím, že si ze seznamu vyberete vaši jednu velkou věc, tři středně důležité a pět malých, jste si je vědomě zvolila. Samozřejmě, že ve svém plnění úkolů můžete být flexibilní. Pokud například strávíte většinu svého dne na schůzkách, možná budete muset něco trochu změnit. Je-li vaše pozice taková, kde každý den přináší spoustu nečekaných úkolů, je nutné se přizpůsobit. Šéf vás znenadání o něco požádal? Udělejte to, ale ze seznamu vyškrtněte jeden střední a dva malé úkoly.
Metoda je založena na prioritizaci. Sama se musíte rozhodnout, co je nejakutnější a nemůže čekat. V normálním seznamu začínáte plnit od shora a stává se, že začnete banálním úkolem a zbytečně na něm strávíte moc času. To, co hoří, je na konci seznamu a k tomu se ani nedostanete. Nestihnete všech devět položek? Nevadí. Stihla jste ty nejdůležitější. A další den můžete malé úkoly posouvat výš, neboť se mohou stávat urgentnější. Udělejte si v diáři šablonu 1-3-5 a překvapí vás, kolik toho skutečně uděláte.
