Jste jedna z těch, které vidí e-mail jako nepříjemný a neproduktivní nástroj? Je pro vás bariérou k tomu, abyste něco udělala? Vězte, nejste sama. Miliony lidí začínají svůj e-mail nenávidět, neboť je symbolem hromadění stovek zpráv, pípání a výstrah, které čekají na vyřízení. Už se ve svém e-mailu také ztrácíte? Naučte se s ním pracovat efektivně, a bude zas váš kamarád.
Po ranním otevření e-mailu vás přemáhají mdloby, kolik zpráv zas do vaší schránky přibylo? Jestli jste na tom stejně jako já, tak většinu mažete a vyřizujete jen ty důležité od šéfa, a když chcete cokoliv dohodnout, konverzaci přemísťujete na jiné komunikační nástroje jako Messenger, WhatsApp a další. Zkuste vše řešit na jednom místě, ve svém e-mailu.
Umět v tom chodit, správně nastavit a třídit
Problémem pro většinu lidí je to, že se nenaučili správně spravovat své e-maily. A stejně jako cokoli jiného, pokud se vám to nedaří, brzy se dostanete do situace, kdy se ze svého e-mailového chaosu vzdálíte k jinému komunikačnímu nástroj. Avšak e-mail je prostě nejlepší komunikační technologie vytvořená za posledních čtyřicet let. Jak tedy používat e-maily, abyste získala větší produktivitu?
Zde je pět tipů od Carla Pulleina, zakladatele komunikační společnosti Fandcorp English Solutions, která se specializuje na mezinárodní komunikaci. Díky nim se naučíte se pracovat se svou e-mailovou schránkou tak, aby vám přinášela radost a prospěch.
1. Pracujte s e-mailem jako s poštovní schránkou
Doručená pošta není úložiště. Doručená pošta je místem, kde se shromažďují a zpracovávají nové e-maily. Když vám přijde normální pošta do schránky, rozbalíte ji a pak si ji roztřídíte dle důležitosti. Něco vyřídíte hned, něco odložíte na stůl na místo „vyřídit později“, jiné si založíte do diáře. Vždy je někam přesunete. To samé udělejte s e-mailem. Když přijde, rozhodněte se, co je s ním třeba udělat, a přemístěte jej na vhodné místo.
2. Nastavte si několik základních složek
E-maily, které obdržíte každý den, spadají do několika velmi jasných kategorií. K dispozici jsou e-maily, které vyžadují, abyste něco udělala, e-maily obsahující informace, které nevyžadují žádné další kroky, e-maily, které obsahují informace, o kterých je třeba vědět, ale nevyžadují žádné kroky. Vytvořte si důležité složky jako: "Akce dnes", "Doporučení/tipy" a "Archivace". A je to. Pouze tři složky, a budete mít místo, kam můžete roztřídit všechny své e-maily a udržet doručenou poštu v naprostém pořádku.
3. Nekontrolujte e-maily, ale zpracovávejte je
Problémy s e-mailovými schránkami nastávají tehdy, když jen kontrolujete e-maily, a nezpracováváte je. Kontrola e-mailu je situací, kdy si ve své schránce zaděláváte na problémy. Pokud se podíváte na e-mail ve své doručené poště a nebudete-li s tím nic dělat, budou se vám kupit víc a víc. Místo toho mrkněte do doručené pošty, rozhodněte o každém e-mailu, co je za typ, a pak jej přesuňte do správné složky. Pokud s ním potřebujete něco udělat, buď ho rovnou archivujte, nebo pokud nemáte čas, přesuňte jej do složky Akce dneška. Přesunutí trvá jen pár sekund. Kontrola e-mailu znamená, že se díváte na e-mail, ale neděláte rozhodnutí. To je ztráta času. Podívejte se na e-mail jednou, rozhodněte se, co je s ním potřeba udělat, a odstraňte ho ze složky Doručená pošta.
4. Vytvořte samostatný e-mailový účet pro online nákupy a propagační akce
Důvodem, proč dostáváme tolik e-mailů, je to, že rádi dáváme e-mailovou adresu každému, kdo o to požádá. Cizímu člověku ji na požádání také neřekneme, tak proč tolik lidí dává své e-mailové adresy tak snadno? Namísto toho si nastavte webmailový účet se službou Gmail, Outlook nebo jinou společností a použijte ji pro online nákupy, odběry a další věci, které vyžadují e-mailovou adresu.
„Neumísťujte tuto e-mailovou adresu do e-mailové aplikace. Mám e-mailovou adresu, na kterou mám přístup pouze prostřednictvím webu. Není připojen k e-mailové aplikaci telefonu, ani není připojen k e-mailové aplikaci počítače. Když chci vidět, co je tam, přihlašuji se přes internet a kontroluji. Stačí jednou týdně. Mnohým lidem tento jediný trik odstraní z Doručené pošty každý den 50 % e-mailů,“ doporučuje Carl Pullein.
5. Napište si o rychlou odpověď
Hlavní důvod, proč tolik lidí neustále kontroluje e-maily, je ten, že čeká na odpověď. Většinou urgentní či nějak stěžejní. Pokud potřebujete rychlou odpověď, podejte svému příjemci jasnou informaci. Použijte "co a proč". Při psaní e-mailu začněte s tím, co chcete: „Dobrý den, Nikolo, mohla byste mi poslat kopii prodejních čísel za poslední čtvrtletí?“, a je-li to nezbytné, v dalším odstavci řekněte proč - „musíme dokončit účty Q3 před koncem měsíce…" První věty rozhodují o tom, zda bude příjemce reagovat hned. Pokud začnete svůj e-mail sáhodlouhou předmluvou o tom, jak dobrý víkend jste měla, že doufáte, že se uvidíte, bude váš e-mail v dolní části seznamu priorit příjemce. Pamatujte, je třeba začít tím, co chcete a proč to chcete.
