Píšete si seznamy úkolů, odškrtáváte, a stejně vás občas zaskočí, že to nepřináší takový (ú)klid v mysli, jaký byste si přáli? Poradíme vám, jak na to, aby se seznam stal vaším spojencem, nikoli otrokářem.
Život je příliš bohatý a pestrý, než aby se dal zkrotit sebedokonalejším systémem produktivity. Seznamy úkolů nám někdy tu iluzi dávají, jenže mohou být příliš dlouhé a plné nepříjemných povinností, takže se na ně bojíme i podívat. Nicméně podle našich instrukcí si dokážete plánovat úkoly tak, aby vás seznam neděsil, ale pomáhal vám.
1. Seznam může být nekonečný, váš čas nikoli
Při poznamenávání všeho, co je potřeba udělat, vám v hlavě vyskakují další a další položky. Zajít na poštu. Připravit podklady pro účetní. Jít s dětmi k zubaři. Na papír toho můžete napsat nekonečně mnoho, ale realita je taková, že v omezeném čase toho nemůžete nekonečně mnoho stihnout. Zaveďte si tedy minimalistický systém – na každý den si naplánujte pouze tři, maximálně pět úkolů. To vás donutí přemýšlet nad tím, co je důležité, co je třeba udělat teď, co počká. Stanovte si priority.
2. Buďte konkrétnější
Nikdy si na seznam nepište obecná hesla jako „daně“. Místo toho si upřesněte, co to skutečně obnáší. Například „vytisknout faktury za loňský rok“. Namísto „psát diplomku“ si na seznam dejte „vytvořit osnovu první kapitoly“. Obecné a příliš široké úkoly jsou nesmírně odrazující a budete je stále odkládat.
3. Pozor na ledovce
„Nahlásit v práci letní dovolenou“ zní jako jednoduchý úkol, jenže ve skutečnosti je jako ledovec, jehož špička (nahlášení termínu) sice vykukuje nad hladinu, ale daleko větší kus se ho skrývá v hlubinách moře. Než totiž termín dovolené nahlásíte, musíte zjistit, kdy vaše děti pojedou na tábor; zeptat se partnera, kdy má čas; podívat se, kdy jsou dostupné vaše vysněné zájezdy… Teprve potom můžete šéfovi nahlásit datum. Každý úkol si proto rozdělte na menší, snadněji splnitelné položky.
4. Kolik času to zabere?
Buďte realističtí v tom, jak dlouho vám každý z úkolů může trvat. Vezměte v potaz, že nejste robot. Možná vám to nepůjde hned. Možná při práci zazvoní telefon. Možná se budete chvilku toulat na Facebooku… Naplánujte si tedy určitou časovou rezervu.
5. Čím začít?
Někteří odborníci na efektivitu práce doporučují začít tím, na co se těšíte nejméně. Ale můžete naopak začít tím nejsnadnějším, abyste získali pocit, že se vám daří. Mějte ale na paměti, že vaše pevná vůle není nevyčerpatelná. Takže jí neplýtvejte příliš dlouho na drobnosti jako „dojít na nákup“ a brzy se pusťte do toho, co vás pálí nejvíc. Nejlepší odměnou vám bude pocit, že jste to konečně udělali.
Další skvělé články najdete v novém vydání časopisu Moje psychologie. Kupte si ho v naší online trafice iKiosek.cz! Dnes objednáte, zítra už ho máte ve schránce. A doprava je zdarma.
