Jestliže jste se jednou ocitla v pozici, kdy jste měla na starosti i byť malý tým, sama víte, že rozdělení práce není zcela jednoduchá věc. Na vše dohlížet, nebo dát týmu důvěru? Je jedno, zda jste top manažerka, nebo provozní v restauraci. Umět správně delegovat vnese do vaší práce klid a skvělé výsledky.
Měla skvělé nápady, nadšení, věřila v nemožné, neuměla říci ne a pouštěla se do všeho. Proč ne. Jenže všechno chtěla zvládnout sama. Naše nadšení se postupně vytrácelo a ochota něco vymýšlet také, neboť jsme se později dozvěděli, že si to šéfka předělala podle svého. Nebo, že si to tak trochu spletla, protože toho má hodně a všechno se mění a to, na čem doteď pracujeme, můžeme zahodit. Dopadlo to tak, že jsme všichni šli raději o dům dál.
Správné vedení a rozdělení práce je klíčovou dovedností každého šéfa. Usnadní práci nejen jemu, ale i týmu a zvýší pracovní spokojenost. Mnoho manažerů v tom tak trochu plave, a podřízení tak dost často trpí při pomyšlení, co zas šéf vymyslí nového. Leon Ho je zakladatelem a generálním ředitelem společnosti Lifehack a o umění delegovat se rozhodl podělit: „Efektivní vůdce ví, jak delegovat. Podporuje produktivitu v rámci týmu tím, že čerpá ze stávajícího souboru dovedností svých členů a umožňuje jim rozvíjet nové znalosti a kompetence na cestě. Výsledkem je flexibilnější tým, který může v případě potřeby sdílet role.“
Všechno zvládnu sám
Delegace zvyšuje produktivitu, ale ne všichni manažeři jsou ochotni nebo schopni delegovat. Proč? Jedním z častých důvodů je, že se bojí, že by to ostatní neudělali tak dobře. Mají prostě pocit, že oni jsou ti nejlepší. Mezi další časté důvody patří: „Když si to udělám sám, bude to rychlejší a budu to mít pod svou kontrolou.“ Jiní nechtějí předat úkol, který je baví, nechtějí, aby za něj dostal pochvalu někdo jiný, a jiní vidí v delegování práce osobní selhání, že budou vypadat, že svou práci nezvládají. Jak by vám potvrdilo devět z deseti efektivních vedoucích, tyhle strachy vás a váš tým ke skvělým výsledkům nedovedou. Ba na opak, budete zcela vyčerpaní a nebudete nic stíhat.
Jak uvádí sám generální ředitel Leon Ho, mít tým znamená mít lidi s mnoha talenty a ty je potřeba využít a získáte tím ty nejlepší výsledky. „Nejnižší úroveň delegování se stane, když řeknete jiným lidem, co mají dělat. Nabízíte tím jen málo příležitostí pro zaměstnance, aby zkusili nové přístupy. Nejsilnější forma delegování nastane, když se můžete a dokážete vzdát absolutní kontroly nad prací lidí.“ Když se tedy rozhodnete opravdu delegovat, zeptejte se na následující otázky: Musíte mít úkol absolutně na starosti, nebo můžete pověřit částečnou kontrolou někoho jiného? Mohou svěřené úkoly rozvíjet dovednosti zaměstnance? Máte čas naučit někoho tento typ práce? Očekáváte, že úkoly této povahy se v budoucnu budou opakovat? Jste-li rozhodnuta, delegujte.
Najít toho pravého
Musíte předat pochodeň správnému členovi týmu. Přemýšlejte o jejich schopnostech, o ochotě se učit a o jejich pracovních stylech a zájmech. Poté, co jste našli perfektní osobu, musíte jí předat odpovědnost. Dejte jí vědět, proč jste ji vybrali. Když ukážete ostatním, že podporujete jejich růst, budujete kulturu důvěry. Zaměstnanci, kteří považují delegované úkoly za příležitosti, jsou více motivováni a investují vše do výsledku.
Je všechno jasné?
Je důležité, abyste zaměstnancům vysvětlila, proč je projekt důležitý, co od nich očekáváte. Stanovením jasných očekávání jim pomůžete plánovat, jak tento úkol splnit. Nastavte milníky projektu, abyste mohla kontrolovat pokrok bez mikromanagementu. Pokud bude mít váš zaměstnanec potíže, máte ještě čas najít jiná řešení, než bude projekt ukončen. Tento typ zodpovědnosti se běžně používá na univerzitách. Pokud studenti vědí pouze datum odevzdání a základní požadavky, mohou si práci odložit a rozložit. Mnohé programy však vyžadují, aby se studenti každý týden seznamovali s poradci, získali pokyny, vytvořili si strukturu a podobně. Tato opatření pomohou studentům uspět a zároveň jim poskytnou prostor k tomu, aby dělali skvělou práci. Využijte toho.
Podpora a uznání
Nezapomeňte, že vaši podřízení od vás potřebují zdroje a podporu. Někdy zaměstnanci potřebují pomoc, aby zjistili, co dělají dobře a jak se mohou zlepšit. Poskytování a přijímání zpětné vazby je zásadní součástí delegace. To je také dobrý způsob, jak sledovat delegované úkoly jako dobrý manažer. Zatímco můžete sledovat průběh úkolů, nemusíte řídit každý krok zaměstnance.
Během projektu se pravidelně ptejte svých zaměstnanců, zda potřebují v něčem podpořit nebo něco objasnit. Ujistěte je, že jim důvěřujete a jste tu pro ně, když se budou potřebovat na něco zeptat, a dávejte zpětnou vazbu. Sledujte, jak vaši zaměstnanci postupují směrem k cíli. Zásada pokroku určuje, jak důležité je oslavovat malé vítězství, aby zaměstnanci byli motivováni. Každému se s vámi bude pracovat lépe, pokud mu dáte najevo, že vidíte jeho úsilí.
