Jste ve stresu, protože nestíháte. Úkoly se kupí, váš ToDo list má nekonečně položek, a ač se snažíte pracovat seberychleji, nikdy neodcházíte domů s čistým stolem. A aby toho nebylo málo, doma na vás čeká další hromada povinností. Jak vše zvládnout? Opravdu efektivně si zorganizovat čas. Není to těžké. Stačí několik triků.
Kdybych tak měla víc času, říkáte si. Jenže týden bude mít vždycky 168 hodin. A proto je mnohem lepší se naučit s čase lépe nakládat. Chce to ale cvik a chvilku tréninku. Time management potřebuje čas na rozvoj a pro každého je jiný, protože žijeme v odlišných prostředích, situacích a máme jiné životní podmínky. Musíte objevovat a zkoušet a najít si, co vám vyhovuje.
U mě byl obrovský posun v organizaci času, když jsem na dva dny v týdnu eliminovala jakékoliv dojíždění či přemisťování, maximálně 10 minut na cestě. A světe div se, najednou stíhám dvakrát víc věcí. Čtení a vyřizování emailů jsem přesunula na konec pracovní doby, jen ASAP vyřizuji hned. Zkuste si najít i vy pár změn, které prospějí vašim nervům. Kromě námi osvědčených triků vám přinášíme i pár od těch povolaných, jako je Rinkesh Kukreja, kouč zabývající se energií člověka a prací s ní v oblasti time managementu. Co je tedy důležité?
1. Delegovat úkoly
Je běžné, že každý z nás přijímá více úkolů, než má požadovaný potenciál. Máme zkrátka velké oči, nechceme přiznat, že nestíháme, na prosbu o pomoc jsme moc hrdí. Máme strach, že bychom vypadali neschopně. Tohle tempo může často způsobit stres a vyhoření. Takže si pamatujte: Delegace úkolů je důležitou funkcí řízení a neškodí vám. Naučte se umění přenášet práci na své podřízené, nechte ji kompetentním kolegům, kteří disponují správnými schopnostmi. Tento jev nepraktikujte jen v práci, i doma se dají úkoly delegovat. Zapojte manžela, pokud to jde i děti a rodinu. Když ne, tak se brzy zhroutíte.
2. Upřednostňovat práci
Před začátkem dne si sestavte seznam úkolů, které vyžadují okamžitou pozornost. Často se stává, že nedůležité úkoly spotřebovávají mnoho vašeho času. Naléhavé úkoly zvládnete dokončit v jeden den, když ty nedůležité odsunete na ten následující. Čeká vás deadline projektu, tak nechte emaily spát, placení neurgentních účtů také, plánování volného času jakbysmet. Stručně řečeno, upřednostněte nejdůležitější úkoly.
3. Naplánovat úkoly
Před začátkem dne si vytvořte jednoduchý seznam všech úkolů, které vás napadnou. A ujistěte se, že jsou dosažitelné. Upřednostněte úkoly a zaměřte se na základ. Chcete-li opravdu lépe spravovat své dovednosti v oblasti řízení času, mějte 3 seznamy: práci, doma a osobní. Tenhle bod je opravdu důležitý, nemíchejte povinnosti. Klidně si do diáře namalujte tři sloupečky, jako to mám já.
4. Nastavit termíny
Když máte nějaký úkol, nastavte realistický termín a držte se ho. Snažte se si nastavit termín několik dní před deadlinem, abyste mohla dokončit všechny úkoly, které se vám mohou dostat do cesty. Vyzbrojte se energií, splňte termín a pak se za to odměňte. Splnění náročné výzvy si žádá vaše osobní ocenění. Odměna je na vás.
5. Vyvarovat se odkládání
Je to totiž jedna z věcí, které mají špatný vliv na produktivitu. Může to mít za následek ztrátu nezbytného času a energie. Mohl by to být hlavní problém jak ve vaší kariéře, tak v osobním životě.
6. Minimalizovat stres
Stres se často vyskytuje, když přijímáme více práce, než jsou naše schopnosti a možnosti. Výsledkem je, že naše tělo se začne cítit unavené, což může ovlivnit naši produktivitu.
7. Vyhnout se multitaskingu
Většina z nás má pocit, že multitasking je účinný způsob, jak zvládnout víc, ale pravdou je, že se nám daří lépe, když se soustředíme jen na jednu věc. Multitasking brání produktivitě a je třeba se mu vyhnout. Využijte seznamy úkolů a termínů, které vám pomohou udržet to nejdůležitější v centru pozornosti.
8. Začít co nejdřív
Většina úspěšných mužů a žen má jednu společnou věc– začínají svůj den brzy, protože jim to dává čas sedět, myslet a plánovat svůj den. Když vstanete brzy, budete klidnější, tvůrčí a s bystřejší myslí. Jak postupuje den, vaše energetická hladina začne klesat, což ovlivňuje produktivitu.
9. Provádět pravidelné přestávky
Během dne si dopřávejte 10–15minutové přestávky. V práci po intenzivním soustředění, po návratu z práce před povinnými domácími aktivitami. Než se chopíte čisticích prostředků před velkým úklidem, dejte si desetiminutovou kávu, uvidíte, jak na uklízení vlítnete s úsměvem. Jak ještě lépe? Naplánujte si přestávky předem, ale dělejte při nich zcela jinou aktivitu, než vás pak čeká. Pracujete u počítače? Jděte se projít. Organizujete, pobíháte? Zastavte se a přečtěte si noviny. Pomůže vám to uvolnit se a znovu se vrátit do práce s energií. Nezapomínejte ani na chvilku s rodinou.
10. Naučit se říkat ne
Upřímně odmítněte další úkoly, pokud si myslíte, že jste prací již přetíženi. Podívejte se na svůj seznam úkolů, než si dohodnete další.
Sečteno a podtrženo
Nyní, když znáte všechny tyto praktické rady time managementu, začněte sepsáním všeho, co musíte udělat, upřednostněte důležité a rozhodněte se, co můžete delegovat na ostatní. Pak naplánujte úlohy s termíny a naplánujte si čas přestávky. Když budete mít vyložené karty, lépe se vám bude hrát. Dobré řízení času vyžaduje každodenní praxi, takže trénujte. Používejte výše uvedené strategie několik týdnů a začnete si svůj čas užívat.
