Kolik máte ve schránce nepřečtených e-mailů? Tady je pár tipů, jak se pod jejich tíhou nezhroutit.
Mažte, co nepotřebujete!
Buďte mnohem důslednější v čištění své e-mailové schránky a mažte nevyžádanou reklamu i všechno ostatní, co nepotřebujete. Představte si to jako úklid svého obýváku. Také byste přece vyhodili všechny slevové letáky, které vám někdo nacpal do schránky, ohryzky od jablek i měsíc staré přečtené časopisy!
Třiďte (nejen odpad)
Začněte aktivně používat schránky na třídění pošty a vytvořte si schránky s různou prioritou. Pokud se například některému e-mailu nemůžete věnovat hned, uložte ho do schránky „Čeká na odpověď“. (Tento postup ale předpokládá, že máte dostatek disciplíny a schránku s názvem „Čeká na odpověď“ ještě někdy vůbec rozkliknete.)
Buďte „mimo kancelář“
Když Moje psychologie kdysi požádala o fejeton spisovatele Josefa Formánka, z jeho e-mailu nám přišla tato zpráva: „Dobrý den. Momentálně pracuji na své nové knize a na Vaši zprávu nebudu reagovat. Kontaktujte mě znovu v pondělí 19. března.“ Ponaučení? Zprávu „mimo kancelář“ nemusíte používat jen tehdy, když jste na dovolené. Zacházejte s ní kreativně a vytvořte si s její pomocí štít proti e-mailovému obtěžování kdykoli, když se potřebujete v klidu soustředit.
Buďte „včerejší“
Tony Hsieh, ředitel on-line obchodu s obuví Zappos, má tuto strategii: odpovídat výhradně na e-maily, které došly včera. „Je v tom snad nějaký rozdíl?“ řeknete si možná. A rozdíl tu opravdu je. Když se snažíte na e-maily reagovat okamžitě, chodí vám další a další, stále jich přibývá, máte pocit, že to nikdy neskončí. Zatímco včerejší e-maily už přibývat nemohou. Je jich konečný počet. A navíc, řada drobnějších pseudoproblémů se od včerejška už stihla vyřešit sama od sebe.
Zvedněte telefon
Pokud jste si s někým vyměnili už celou sérii e-mailů a zdá se vám, že vaše záležitost je komplikovanější než na začátku, prostě mu zavolejte. Anebo si domluvte osobní schůzku. Někdy máme pocit, že díky e-mailu ušetříme čas, ale v součtu musíme na e-mail reagovat tolikrát, že jedno osobní setkání se vyplatí.
Vyhlaste bankrot
Co je to e-mailový bankrot? Znamená to, že smažete všechny e-maily ve své schránce od určitého data dál do minulosti. Tedy například, všechny maily doručené před 1. srpnem 2018. Současně s tím se jejich odesilatelům doručí zpráva, že jejich e-mail byl smazán, a pokud stále čekají na odpověď, mají se vám ozvat znovu. Věřte, že je to nesmírně osvobozující!
